Protéger ses documents lors d’un déménagement

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Protéger ses documents lors d’un déménagement est important, car une mauvaise organisation de vos cartons pourrait vous faire perdre votre identité. 

Cela pourrait se produire notamment lorsqu’un déménageur malveillant se met à consulter vos documents contenus dans une boite mal scellée. Comme le 1er juillet est une date où il s’effectue beaucoup de déménagements au Québec, j’ai cru bon de faire une liste pour ce blogue de quelques mesures à prendre pour protéger vos papiers importants lors d’un déménagement.

1. Faites du ménage avant le déménagement

Un déménagement est une belle occasion pour faire un ménage dans les papiers que vous conservez. Profitez de cette période pour détruire vos vieux relevés d’emploi, relevés bancaires ou divers documents contenant des renseignements personnels. Ne conservez que les documents qui ont moins de cinq ans. Une fois que vous avez une belle pile de vieux documents, utilisez une bonne déchiqueteuse pour les détruire.

Pour ma part, je dispose de deux déchiqueteuses qui font du bon travail. La première est une Aurora AS810SD qui déchiquète en lanières huit pages à la fois. Elle fait un EXCELLENT travail puisqu’elle ne bloque jamais. Par contre, elle décompose les documents en lanières. Sachez qu’il est possible de reconstruire les documents découpés en lanières en trouvant la disposition de chacune d’elles. Avec beaucoup de patience, une personne peut y arriver.

C’est pourquoi que je dispose d’une deuxième déchiqueteuse qui est une Omnitech OT-NXC12BFA qui est capable de traiter douze pages à la fois. Dans le cas de cette machine, elle effectue une double coupe très efficace qui laisse les documents en petits lambeaux de papier. En contrepartie, elle a souvent tendance à se bourrer et je dois nettoyer régulièrement ses dents à cause du papier. Une fois que l’on a compris les caprices de cette dévoreuse, elle fait un excellent travail.

Déchiquetage de papier

2. Sécuriser vos papiers importants

Vos papiers importants doivent être en lieu sûr que ce soit avant votre déménagement ou même, une fois que vous serez installé. Pour ce faire, il est préférable de se doter d’un contenant de stockage sécuritaire.

Pour des petits volumes de documents à protéger, je vous conseille un petit coffre fait par la compagnie Sentry ou un classeur sécurisé comme le Master Lock 7148D. Il s’agit de solutions de stockage très simples et efficaces. Vous trouverez sûrement plus gros si vous avez une plus grosse quantité de papier à protéger.

Petite particularité pour les contenants: il peut s’avérer avantageux de considérer des contenants de stockage sécuritaire qui résiste au feu et aux inondations.

3. Déplacer vos documents avant le déménagement

Une fois que vos documents importants sont consignés dans un coffre ou un classeur sécurisé, il est requis de les déplacer vous-même (et non par les déménageurs) avant le déménagement.

Vous pouvez aller les déposer chez des parents ou des amis en qui vous avez confiance pour qu’ils les conservent durant le temps de votre déménagement. Assurez-vous qu’ils conserveront vos documents en toute sécurité.

Une fois que vous serez déménagé, vous pourrez récupérer votre contenant sécurisé pour l’entreposer dans votre nouveau domicile.

4. Numériser vos documents

Une autre mesure pour sécuriser ses documents papier est de les numériser. Cela consiste à utiliser un bon numériseur pour scanner vos documents papier pour obtenir des fichiers électroniques. Pour les numériseurs, ce n’est pas tellement ma force car j’utilise un autre procédé pour numériser mes documents. Vous pourrez en trouver des très bons chez des commerçants d’électronique ou en ligne chez Amazon par exemple.

Pour revenir sur ma façon de numériser, j’utilise mon téléphone intelligent pour prendre des photos des documents. Je trouve que la qualité des photos prises est très bonne et personnellement, je trouve que le procédé est très rapide. Une fois une photo prise, il est possible facilement de zoomer dans le document pour aller chercher un renseignement. Évidemment, il est souhaité que ces nouvelles données confidentielles soient conservées dans un espace de stockage sécurisé.

Lorsque vos documents sont numérisés, vous pouvez en disposer en utilisant votre déchiqueteuse qui n’en fera qu’une bouchée.

Déménagement

5. Camoufler vos documents

Une autre façon de protéger vos documents est de les … camoufler. Je ne suis pas adepte de cette façon de faire qui consiste à cacher les documents importants dans les boîtes contenant différents trucs. Exemples: on cache les passeports dans la boîte contenant les casseroles ou les rapports d’impôts dans le carton des serviettes.

Cette mesure est sûrement la plus populaire et la moins coûteuse pour protéger ses documents importants lorsque l’on effectue un déménagement. Par contre, c’est également la moins sécuritaire des mesures (à l’exception de n’avoir aucune mesure).

Les gens ont souvent tendance à oublier où ils cachent les choses. Alors si certains ont tendance à ne pas défaire rapidement leurs cartons, ils risquent d’oublier certains trésors et de les perdre ou de les jeter par la suite.

Photo: Securisa (avec olloclip, macro 15x).




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